合同档案管理制度范文

合同档案管理制度范文

为进一步规范合同档案管理，提升档案质量，本文特制定合同档案管理制度。本制度旨在提高档案资料管理的规范化与制度化水平，保障档案完整、有效利用，实现公司档案资料管理的标准化与精细化。

合同档案管理遵循以下原则：

1. 实行专人专管，确保档案完整、有效利用。招标文件、中标通知书、合同文本等原件归材料部肖瑜管理，而投标文件、工程联系单等原件归成本部张艳芝管理，同时留存影印件以备查。

2. 原则上所有原件仅供存档，不外借。

3. 专管员负责公司档案资料的统筹整理与保管，并履行相应职责。

4. 项目部应按时移交档案资料，影印件保存。

档案资料的移交：

1. 中标后，项目部将招标文件原件移交材料部肖瑜归档，成本部保留影印件备查。

2. 正式下发中标通知书、签署合同后，项目部将所有原件交由材料部肖瑜存档，成本部与项目部分别保留影印件。

3. 工程联系单、工程签证单等过程资料，原件由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件。

4. 竣工报告、消防验收意见书等资料，项目部将原件交由材料部肖瑜存档，项目部保留影印件。

5. 移交时，需注明文件名称与概要，双方签字确认交接手续。

6. 移交的档案资料需由专管员整理保存，确保齐全、完整、层次分明。

档案资料的管理：

1. 档案管理人员负责档案的整理与分类汇总，编制统计清单，以便电子档备查，方便合同文档查询与利用。

2. 项目部或个人需查阅影印件，确因工作需要借用资料原件，需经部门主管领导同意，并办理借阅手续，特殊情况不得外借档案资料原件。

3. 保存条件需具备防火、防潮、防生物等措施，确保合同文档安全。

4. 档案资料每季度清理核对一次，如出现遗失、损毁，需查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

5. 借阅人不得篡改、伪造、撕毁档案资料，违反者将依据情节予以处罚。

6. 档案资料柜钥匙由管理员与成本部杨鲜峰各保留一份，他人不得擅自使用钥匙或复制。

7. 合同文档为机密资料，任何人不得擅自对外公开，违反者将根据情节予以处罚。2024-09-10